Laser- oder Tintenstrahl: Grundsätzlich gilt: Anlass und Drucker bestimmen die Papiersorte. Wer schnell und problemlos viele Seiten für interne Korrespondenzen drucken möchte, kann ohne Bedenken auf Standard-Produkte zurückgreifen. Für hochwertige Drucke ist ultraweißes Qualitätspapier die bessere Wahl.

Matt, glatt, glänzend oder schimmernd: Papier unterscheidet sich besonders in seiner Beschaffenheit. Im Büroalltag wird meist mattes oder seidenmattes Papier verwendet, aber auch glänzende Papiere kommen zum Einsatz. Letztere stellen Drucke hochwertiger dar, sind aber gleichzeitig anfällig für Verschmutzungen oder Fingerabdrücke. Mattes oder seidenmattes Papier ist weniger schmutzanfällig, kann bei der gestochen scharfen Darstellung jedoch nicht ganz mithalten. Dieses Papier sollte somit eher für Textdokumente genutzt werden, während satinierte Papiervarianten für Grafiken und Schaubilder geeignet sind.

Gewicht und Grammatur: Die Papiergrammatur gibt Auskunft über die Stärke bzw. Dichte eines Papiers. Ein „80-Gramm-Standardpapier“ wiegt 80 Gramm pro Quadratmeter. Reguläres Office-Papier hat meist zwischen 80-160 g/m². Flyer können beispielsweise auch bis zu 250 g/m² wiegen. Das Papier ist nicht nur schwerer, es unterscheidet sich auch in der Oberflächenbeschaffenheit. Schweres Papier wird meist als stabiler und fester wahrgenommen. Doch auch „leichtes“ Papier erfüllt zunehmend diesen Anspruch: „Wir spüren einen steigenden Bedarf an 75 Gramm-Papier“, weiß Kriegsman, European Category Manager für Papier bei Office Depot. „Dank des Einsatzes hochwertiger Rohstoffe und modernster Technik ist es jetzt auch möglich ein 75 Gramm-Papier zu entwickeln, das die Dicke und Stärke eines Standard-Papiers hat. Beispielsweise ist unser Discovery Papier ein öko-effizientes Papier, dessen Herstellung weniger Holzressourcen erfordert, gleichzeitig aber beste Laufeigenschaften bietet.“